Правила проведення ділової зустрічі з клієнтами

Фото - Правила проведення ділової зустрічі з клієнтамиОсновна суть проведення ділових бесід полягає у створенні конструктивної дискусії двох і більше осіб. Для досягнення позитивних результатів, людині, яка направляється на зустріч, потрібно як слід підготуватися до бесіди: зібрати якомога більше інформації про клієнтів (звички, досягнення, недавні успіхи і так далі), поставити перед собою конкретні цілі, до яких він прагне, а також визначитися зі стилем одягу і поведінки.

Далі ми розглянемо:

  • Збір інформації
  • Імідж
  • Виробляємо позитивне враження за 5 хвилин
  • Як потрібно будувати бесіду?
  • Правильна презентація своєї продукції
  • Висновки


Збір інформації


Для того, щоб краще пізнати своїх клієнтів - необхідно провести маленьке дослідження. Воно полягає в зборі всілякої інформації про дану людину або групу людей з різних джерел, про які буде розказано даній статті.

Сайт клієнта. Самим безцінним і пріоритетним джерелом інформації про людину є його власний сайт. Зазвичай, на подібних ресурсах, люди намагаються розмістити якомога більше інформації про себе та своєї компанії. У першу чергу необхідно досконально вивчити заголовну сторінку сайту. Адже тільки на перший погляд складається враження, що там надані тільки загальні відомості. На даній сторінці можна дізнатися роль даної компанії чи підприємства на ринку, терміни існування, регіони, а яких представлені послуги або продукція, а також географію компанії.

Вельми цікавим є і розділ «Новини». Деякі публікую на даній сторінки світові новини, щоб хоч чимось заповнити порожнечу. Насправді тут повинна публікуватися інформація, що стосується життя організації: кілька слів про стратегічній політиці в майбутньому, відомості про нових партнерів, доповіді про успішну участь у різних виставках і, звичайно ж, події, яких відбулися за останній час.

Фото - Інтернет

Такий розділ сайту, як «Партнери» дозволить ознайомитися зі списком клієнтів, які співпрацюють з даним підприємством. Якщо серед них Ви знайдете хоча б парочку компаній, які співпрацюють з Вами, це може дуже сильно допомогти Вам у тиску на клієнтів, під час проведення переговорів. Таким чином, не завадить отримати від них рекомендації або листи подяки. Цілком імовірно, що на сайті буде зазначена інформація про співробітників компанії. У такому випадку у Вас буде можливість ознайомитися з відомостями про керівництво фірми, вивчити поле їхньої професійної діяльності. Можливо, Ви зможете знайти спільні інтереси або точки дотику, які можна буде обговорити при зустрічі: шанувальники одного виду спорту, є діти, вчилися в одних навчальних закладах і так далі.

Соціальні мережі. На сьогоднішній день, Інтернет дарує нам цілий ряд нових можливостей, які Вам (спеціалісту в галузі продажів) не потрібно ігнорувати. Наприклад, велика кількість людей обзавелися власним блогом. На сайті компанії може бути розташована посилання на корпоративний блог, що відкриває доступ до нової інформації. Керівник компанії також може володіти своїм блогом. У тому випадку, якщо Вам вдалося роздобути Твіттер людини, зустріч з яким Вам належить - обов'язково вивчіть усю наявну там інформацію. Знайшовши потрібну Вам людину в різних соціальних мережах («Профессіонали.ру», «Фейсбук», «Однокласники», («В контакті» і так далі) - обов'язково ознайомтесь з діяльністю груп і співтовариств, в яких він складається, а також з колом його друзів.

Засоби масової інформації. ЗМІ зберігають дуже велика кількість відомостей та інформації, які можна використовувати в своїх цілях. Якщо компанія стурбована своїм имедж, завжди вчасно реагує на нападки і звинувачення конкурентів і, як результат, тісно співпрацює із засобами масової інформації (розміщує свої інтерв'ю і ролики на радіо і ТБ, статті - у газетах і журналах) - це означає, що керівництво компанії дорожить громадською думкою. Цей факт також варто використовувати у підготовці до ділової зустрічі.

Фото - Правила проведення ділової зустрічі з клієнтамиЗверніть свою увагу на рекламні матеріали. Адже добре вивчивши рекламні засоби, що використовуються компанією, Ви зможете дізнатися про переслідуваних керівництвом цілях, а також про їх добробут. Пам'ятайте, що людина, з якою Вам належить серйозна зустріч, також буде використовувати всі ці можливості у підготовці. При особистій зустрічі можна використовувати інформацію про мотивуючих компаніях і проведених акціях. Все це допоможе формуванню позитивної думки про Вас, як про людину, добре знаються в бізнесі свого клієнта, на відміну від безлічі інших менеджерів, які намагаються якнайшвидше «впихнути» свій товар. На тлі таких людей Ви будете виглядати компетентним фахівцем, що сприяє утворенню особистої симпатії та довіри між керівником компанії і Вами.

Пошукові системи. Не варто забувати про те, що «пошуковики» дозволяють відшукати багато корисної інформації про керівника компанії та бізнесі в цілому. Просто введіть у рядку введення назву фірми чи компанії і продовжуйте гортати сторінки одну за одною, і Ви обов'язково зможете відшукати важливі відомості, про які навіть і не підозрювали (обороти компанії, майбутні судові справи і так далі).


Імідж


Діловий стиль є загальноприйнятим у діловому середовищі. Недозволено одягати на важливі зустрічі маяки, шорти, відкриті туфлі, короткі спідниці, джинси або кросівки. Але, як усім відомо, в кожному правилі є свої винятки. Наприклад, що б переговори пройшли успішно (з хорошими перспективами) і дали позитивні результати (вигоду за відносно короткий час) - необхідно одягатися трохи гірше, ніж Ваш співрозмовник. Діловий стиль є еталоном, однак не необхідності дуже сильно старатися.

Фото - Бізнес

Пам'ятайте, що, наприклад, дорогі годинник, одягнені на зустріч з незнайомою людиною, будуть складати враження нема про добрий смак (як має бути), а про наміри якнайшвидше витягнути грошей зі свого клієнта, що буде негативно позначатися на відкритому і конструктивному спілкуванні. На практиці існує велика кількість випадків, коли люди приходили на важливі зустрічі з керівниками великих компаній в светрах з розтягнутими рукавами, шортах або джинсах. На одну хвилину уявіть собі, що Ви в дорогому костюмі потрапили на зустріч з директором великої й успішної компанії. Ким Ви будете здаватися в його очах? Швидше за все, як «розфуфирена» качка! При подібних зустрічах у Вас буде небагато шансів на побудову конструктивного і продуктивної бесіди.

Те, як бажано виглядати при зустрічі з конкретним клієнтом, допоможе Вам з'ясувати попередній етап підготовки до ділової зустрічі. Тільки зібравши і проаналізувавши всю інформацію про клієнта і його компанії - Ви зможете зробити правильний вибір. Наприклад, якщо Ви зробили висновок, що Ваш потенційний клієнт, дуже серйозна людина, захоплюється автомобілями елітного класу, активно займається благодійністю, полягає в громадських організаціях і політичних партіях, відвідує різні конференції та семінари, займає посаду гендиректора протягом 10 років - найкраще одягнути класичний діловий костюм (чисті туфлі, піджак, темні брюки, світла сорочка). Для дівчини цілком підійде чорне плаття без будь-яких блискучих аксесуарів. Не намагайтеся перевантажити свій зовнішній вигляд зайвими «дрібничками», все повинно бути «в міру»!

У тому випадку, якщо Вам належить ділова зустріч з керівником молодого розвивається підприємства, яке постачає на ринок широкий асортимент одягу для молодих людей, і при цьому Ви з'ясували, що Ваш клієнт віддає перевагу вільний стиль одягу і відносно молодий - рекомендується одягнутися більш вільно. Тим більше це буде виглядати як доповнення до бесіди: Ви підкреслите своє позитивне ставлення до напрямку розвитку його комерційної діяльності.

Фото - Правила проведення ділової зустрічі з клієнтамиЯкщо Ви дізналися зі своїх джерел про те, що Вас чекає зустріч з креативною і неординарною особистістю (це Ви дізнаєтеся, вивчивши подробиці особистого життя і різні фотографії) - постарайтеся одягтися цікаво. Наприклад, стильні аксесуари, непоєднувані кольори, яскравий краватку і все інше, що допоможе Вам постати перед співрозмовником як така ж неординарна особистість, в якій він (вона) зможе побачити свого союзника.

Як всім відомо, класичний стиль передбачає темний низ і світлий верх (зазвичай білий). Збираючись на важливу ділову зустріч - дотримуйтеся даного правила. Також при виборі квітів і стилю відштовхуйтеся від того, з ким Вам має бути зустріч. Це дуже просте правило завжди допоможе Вам виглядати оригінально і ефектно. При цьому не забувайте про голові. Так, дівчатам з довгим волоссям необхідно акуратно укласти їх в яку-небудь зачіску.


Виробляємо позитивне враження за 5 хвилин


Ідучи на ділову зустріч - пам'ятайте, що у Вас буде всього лише кілька секунд, щоб справити хороше враження. Якщо Вам не вистачає цього часу, у Вас, як правило, буде ще п'ять хвилин, що б все виправити. Спробуйте уявити ситуацію: у Вашому офісі лунає стукіт, входить якийсь чоловік з великою сумкою і з вигуком «Увага!» Намагається направити Вашу увагу (і інших співробітників) на якусь книгу в його руці. Що в цей момент Ви подумали про цю людину? Ви хочете, що б Ваш клієнт те ж саме думав про Вас? Навряд чи! Тому Вам необхідно заздалегідь продумати всі свої дії: як увійдете у двері, що скажете своїм діловим партнерам і так далі.

Так як мова в даній статті йде про ділові бесідах, пропонуємо Вашій увазі наступний варіант. Відкривши двері - привітайтеся зі своїм клієнтом, назвавши при цьому його по імені та прізвища (або ім'я та по батькові), що б переконатися той це людина, до якої Ви йшли на зустріч. Після цього необхідно представитися, назвавши своє ім'я, посаду в компанії, а також моменти, які Вам належить обговорити, а також повідомте своєму клієнтові, що Ви домовлялися про зустріч з ним саме на цей час. Постарайтеся в цей період встановити візуальний контакт зі своїм співрозмовником. Якщо Ви бачите, що клієнт зайнятий паперами - уточніть, чи може він зараз говорити з Вами або йому необхідно трохи часу, що б закінчити свої поточні справи. Якщо людина готова до спілкування - можете починати.


Як потрібно будувати бесіду?


Для того, що б Ваш співрозмовник зрозумів, що він має справу з діловим і серйозним людиною - для початку огласите регламент зустрічі. Наприклад, Ви можете сказати так: «Основна мета нашої з Вами зустрічі - визначення Ваших поточних бізнес-завдань і визначення, як саме зможе допомогти Вам наша компанія в їх досягненні. Пропоную побудувати розмову в два етапи. На першому етапі я задам Вам невелику кількість питань, що б зрозуміти основні пріоритети Вашої фірми, на другому етапі - я розповім Вам, з якими з них може допомогти розібратися наша компанія. Я думаю, що подібне побудова переговорів буде максимально продуктивним. Ви зі мною згодні? ». Після отримання згоди співрозмовника - можна приступати до самих переговорів. Якщо ж клієнту Ваш план не сподобався - уточніть, яку альтернативу він може запропонувати.

Для того що б правильно визначити потреби бізнес-клієнта, хороший парламентер зобов'язаний досконало володіти методикою правильної побудови питань. Даний список можна попередньо роздрукувати на папері і вписувати туди відповіді Вашого клієнта або ж «тримати» всі питання в пам'яті і конспектувати всі отримані відомості. Пам'ятайте, що розмова повинна логічно розвиватися, таким чином, необхідно дуже ретельно продумати черговість всіх питань. Для підготовки списку питань можна скористатися наступним шаблоном:

Фото - Правила проведення ділової зустрічі з клієнтами

  1. Як довго Ваша компанія на ринку?
  2. Хто входить в цільову аудиторію Ваших покупців?
  3. На які ринки ВИ орієнтуєтеся (регіони, область, місто)?
  4. Які переваги перед конкурентами залучають клієнтів у Вашу компанію?
  5. Чим Ваша компанія відрізняється від конкурентів?
  6. З якими постачальниками послуг Ви співпрацюєте на сьогоднішній день?
  7. Чому Ви вибрали саме цього постачальника?
  8. Постарайтеся оцінити роботу Вашого постачальника за десятибальною шкалою. Яку оцінку Ви поставите?
  9. Що саме Вас не влаштовує в роботі нинішнього постачальника?
  10. На Вашу думку, які переваги мають бути у нашої компанії, що б ми могли будувати з Вами довгострокове співробітництво?

Пам'ятайте, що на діловій зустрічі найважливішим є етап збору відомостей. Завдяки правильно підібраним питань Ви зможете розговорити свого співрозмовника і дізнатися про всі проблеми і незручності, які він змушений терпіти. Таким чином, Ви зможете зрозуміти, чи можете допомогти вирішити їх і, якщо Ви впевнені у своїй продукції, у Вас будуть досить великі шанси для вигідного укладання угоди.


Правильна презентація своєї продукції


На першому етапі в основному говорив Ваш клієнт, а тільки задавали питання. Тепер же говорити доведеться Вам. Ви можете побудувати подальше спілкування таким чином, що б клієнт задавав масу запитання, що б уточнити цікавлять його і розвіяв свої сумніви, або так, що б він весь час мовчав, оскільки все буде зрозуміло і він погодиться з Вашими словами. Успішне проведення етапу презентації послуг Вашої компанії полягає в тому, як Вам вийде перевести всю інформацію, якою щойно поділився клієнт, на його користь, роблячи акцент на якість надаваних Вашою фірмою послуг.

Фото - Технології

Наприклад, якщо Ваш співрозмовник скаржився на якість доставки нинішнього постачальника послуг (часта затримка замовлення, в результаті чого «підрив» роботи компанії клієнта) - необхідно зробити акцент на тому, що при співпраці з Вашої компанії подібних ситуацій не буде, так як сервісна служба працює злагоджено і під постійним наглядом служби з контролю, якій (швидше за все) у нинішнього постачальника послуг немає. Адже якби вона була, то подібних затримок доставки не було. До того ж можете відзначити, що в договорі Вашої компанії вказується, що у разі збоїв доставки компанія постачальник буде виплачувати неустойку або надавати бонуси в якості компенсації. Іншими словами, Ви юридично гарантуєте своєму клієнтові дотримання всіх умов договору, що допоможе убезпечити клієнта від ризику.


Висновки


Для проведення успішної ділової бесіди з потенційними клієнтами - необхідно пройти кілька етапів. Підготовчий етап передбачає збір та аналіз всілякої інформації про особу людини (з яким має бути зустріч) і компанії, яку він представляє. З цим може допомогти інформація із засобів масової інформації, рекламних джерел і пошукових систем, також корисно буде відвідати сайт фірми.

При виборі одягу слід дотримуватися класичного стилю, проте якщо Ви володієте достовірними відомостями про особу клієнта, з яким має бути зустріч - манера і стиль можуть бути схожими з ним.

Для створення позитивного враження за п'ять хвилин - огласите регламент зустрічі, а також задавайте якомога більше ситуаційних питань на етапі збору інформації від співрозмовника.

Завершальним етапом є презентація, під час якої Ви налаштовуєте співрозмовника на те, що він отримає більше вигод при співпраці саме з Вашою фірмою.